現代人有一個問題：我們被各種死線追著跑，沒有時間去做自己真正想做的事。
前幾天和RC在吃飯，剛好看到他在看 Stephen Covey 的「與成功有約」（7 Habits of Highly Effective People)，我稍微探了過去，偷看一下他讀到什麼章節。
「你在讀 Quadrant 2 Prioritization」我笑道。
RC也笑了一下：「哈哈，不要再偷窺我了啦～」
其實所謂的第二象限時間安排法，一直都是一個我很苦惱的一個議題。還記得大約一年前讀到這個概念時，正是我有點崩潰的一段時間。那時課業和社團和各種生活瑣事幾乎失去控制，當時我最需要的就是學習如何分配自己的時間。然而，第二象限時間安排法雖然說來簡單，實行卻非常的困難。
以下我會先簡介這個方法如何使用，以及我使用的體悟和心得。
艾森豪矩陣
所謂第二象限時間安排法，是來自美國前總統艾森豪提出的Einsenhower Matrix（艾森豪矩陣）裡面的概念。如下：
矩陣中的四個象限，分別具有不同的緊急性和重要性。
- 第一象限（重要/緊急）：對於重要且緊急的事情，我們必須優先處理。例如：明天要考試，但是我還沒有讀完。課業對於一個學生是重要的，且考試是明天，所以具有緊急性，是為第一象限應優先處理。
- 第二象限（重要/不緊急）：對於許多重要的事情，若不具有緊急性，則應該安排時間處理。例如：下週要段考，雖然很重要，但是不一定今天一定要讀書。
- 第三象限（緊急/不重要）：對於緊急但是不重要的事情，應當委派他人處理。例如明天要繳宿舍住宿費。雖然期限將盡，但是其實不是那麼重要。因此如果可以，最好是請別人幫你完成。
- 第四象限（不緊急/不重要）：如果不緊急也不重要，那麼基本上不用去做它。例如：看YouTube影片。
重要與不重要如何界定？
其實雖然艾森豪矩陣的概念很容易理解，但是實際上使用起來其實很令人困惑。其中最大的問題在於：什麼樣的東西是重要的？在我看來感覺每一件事情都是重要的啊！
如果你是這麼想的，那麼你絕對不孤單。例如前面提到的例子中，我把繳宿舍的費用歸類在「不重要」的一類，可能很多人會不同意。事實上，重要與不重要不是一個二分法，而是一個「重要到不重要」的光譜範圍。至於要多重要才算是屬於「重要」的分類，則是個人去界定。
那如何界定會比較好？依照我的經驗，有一個方法可以去決定重要或不重要，那就是用「個人的目標」來判斷。
釐清自己的目的、目標
要能夠準確判斷一件事情的重要性，首先必須釐清自己的目標。所謂的目標，就是你想在未來達成的事情。依照我的經驗，「目標」可以簡單分為兩種，一種是「目的」（goal）、另一種是「目標」（objective）。
- 目的（goal）：目的比較抽象和廣大。敘述的是一種人生的願景。這一種終極的目標，且通常具有「無法達成性」，但是具有「可接近性」。例如：「快樂過著每一天」就是一個很好的目的（goal），因為要每一天都非常快樂，說實在不太容易做到（無法達成性），但是我們可以儘量地快樂過每一天（可接近性）。我們可以透過各種方法（心態轉變、勇敢追尋自己等方法），去儘量地達成每一天都快樂的目的。例如蘋果公司的品牌宗旨是「透過創新的硬體、軟體、與服務，帶給顧客最好的使用體驗（to bringing the best user experience to its customers through its innovative hardware, software, and services）」。其中提到「最好」，代表它具有「無法達成性」，因為通常要達到「最好」不太可能，最多只能「更好」（可接近性）。為什需要這樣設計目的呢？因為如果今天目的能夠被達成，那麼就沒有繼續奮鬥的必要了。唯有設定一個宏大的願景而不斷地去追求它，才有每天繼續生活下去的動力。就如市面上的各種成功品牌，一個成功的人生就需要一個好的目的才能夠有足夠的力量往成功邁進。
- 目標（objective）：目標，則是比較小的標的。通常具有「可達成性」與「可量測性」。例如：「在四年內獲得XX學士學位」就是一個好的目標。就經驗上獲得大學學位是可能達成的（可達成性），且設定的目標明確，可以明確的測量成效（若沒有在四年內獲得該學位，則目標達成失敗，具可量測性）。目標必須可以被視為達成目的的一個方法（method），不得與目的偏離。例如：目的設定為快樂地過每一天，則如果我認為獲得XX學士學位可以讓我未來找到穩定的工作，讓我可以有更好的生活，因而更快樂，則這個「目標」就是達成「目的」的一個方式。反之，如果我不這麼認為（例如我覺得XX學位沒什麼價值，未來相關出路我也沒興趣），則設定四年內獲得該學位就會與目的偏離，就是一個不好的目標。總之，為了達成目的（goal），我們設定一些可以達成的目標（objective），來接近這個目的。然而目的永遠無法被達成只能被接近，因此我們不斷的努力去追尋，人生因此有了意義。
事項的重要性取決於和目標、目的的相關程度
言歸正傳，對於第二象限時間安排法而言，代辦事項的重要性取決於和目標的相關性。以下舉一個假想的案例，來看看會發生什麼事吧！
現階段目標：
- 獲得大學學位
- 維持豐富的社交生活
目前的代辦事項：
- 準備明天的段考
- 和朋友出去玩
- 看新的Joeman YouTube影片
- 繳交明天截止的大學學費
各位讀到這裡，不妨停下來，看看自己會如何把以上四項代辦事項歸類到艾森豪矩陣吧！
雖然沒有標準答案，但是以下是我的解答：
- 第一象限（重要/緊急）：「準備明天的段考」。本事項之所以重要，是建立在有一個目標叫做「獲得大學學位」。如果考試被當掉可能會讓我畢不了業。本事項之所以緊急，是因為明天就要考試了，在時間上具有急迫性。而對於重要且緊急的事情，我們必須優先處理。
- 第二象限（重要/不緊急）：「和朋友出去玩」。本事項之所以重要，是建立在有一個目標叫做「維持豐富的社交生活」。之所以不緊急，是因為不具有急迫性。隨時約朋友出去玩都可以。而對於許多重要的事情，若不具有緊急性，則應該安排時間處理。
- 第三象限（緊急/不重要）：「繳交明天截止的大學學費」。雖然沒有繳學費可能會讓你無法畢業，但是相關程度相對較低（沒有如期繳學費，可能不會立刻把你退學，而只是可能會被罰遲繳費用、或單純被註冊組的阿姨唸個兩句而已），而考試被當掉，對於獲得大學學位的影響成度就大很多。記住：重不重要並非二分法，而是一個光譜，端看個人的經驗判斷。例如，假設你是一個成績優異，家境卻不好的學生，那麼這個案例中，明天的考試就相對不重要（反正明天考試一定會過），而繳交學費可能就是一個比較重要的問題（想辦法明天前籌到學費）。而無論如何對於緊急但是不重要的事情，應當委派他人處理。例如繳學費可以請別人幫你跑腿，自己則快點去唸書。
- 第四象限（不緊急/不重要）：「看新的Joeman YouTube影片」。因為在這個案例中，看Joeman的Youtube影片對於「獲得大學學位」和「維持豐富的社交生活」並不會有什麼實質上的貢獻，也沒有任何我想得到的理由說服我要在某個期限內看完它，因此不具有緊急性和重要性。然而如果你的目標有「獲得足夠的休閒娛樂」，那麼看Youtube影片有可能就會是一個重要的代辦事項。總之，事件的重要性取決於你自己原先設定的目標，加上自己的經驗判斷。此案例中，事情不緊急也不重要，那麼基本上不用去做它。
艾森豪矩陣的根本漏洞
學會艾森豪矩陣的使用方法後，不久你就會發現一些根本性的問題。例如：你會發現你都沒有和朋友出去玩。
為什麼？因為現代人繁忙的生活中，我們不斷地被死線追著跑。每件事情都具有緊急性。下禮拜要考試、下禮拜要交報告、下禮拜社團要表演，永遠都是一個接一個的死線。
艾森豪矩陣中，「第二象限」——重要但不緊急的事情，原則上要安排其他時間去做。但是等到我們要做的時候，常常因為有下一個死線要趕，所以我們只好選擇犧牲第二象限的代辦事項。這些事項通常重要，但是卻沒有明確的死線，所以常常被犧牲掉。最常被犧牲的項目有：家人、朋友、情人、興趣等。嘴邊常掛著說要學某個新的第二外語，卻過了三年一句話都還不會講？恭喜你，成為艾森豪矩陣漏洞下的下的受害者。
第二象限時間安排法：強迫第二象限的執行
所謂第二象限時間安排法的精神在於，我們必須強迫找時間去做我們常常犧牲的「第二象限」的事項。那麼找時間的方式，你猜的沒錯，就是強迫自己去做。
就我自己而言，我把每個禮拜六設定為「第二象限日」。專門處理第二象限的事項。每週六我不會讀書，而是把時間花在我的家人、部落格、播客、品牌上面。這些事情常常因為繁忙的課業而被犧牲掉，但是卻是我的「目標」之一。他們和學業同樣地重要，但是因為不具有急迫性，所以當有考試或報告的時候，不幸地會被我犧牲掉。
所謂的強迫，就是即便下禮拜一有考試，我還是會選擇不讀書，把時間花在第二象限上面。第二象限時間安排法解決了被死線追著跑的現代人的問題。解決方法就是跳脫框架，訂定目標，然後強迫執行。當你意識到，陪伴家人和考試一樣重要，甚至比考試重要的時候，你就不會為了一個報告或考試犧牲家人。當你了解到，你說想要學習新的興趣，但是過了那麼多年，你完全都還沒開始，是都麼不值得的時候，你就不會盲目的被生活中的各種死線綁架。這就是第二象限時間安排法的精神。
總結
統整以上，執行第二象限時間安排法的步驟：
- 訂定自己人生的目的（goal）：你的理想生活是什麼樣子？你會希望你未來的人生如何？
- 訂定達成目的（goal）需要的目標（objective）：有什麼「可達成」且「可量測」的目標，有助於接近理想中的人生目的？
- 列出近期所有的代辦事項：包括生活的各種雜事、以及為了達成目標所需要的執行步驟
- 將代辦事項歸類到艾森豪矩陣中
- 設定一個「第二象限日」來處理所有的第二象限事務。如果沒辦法空出一整天，也可以是一個固定的時段。
- 每到「第二象限日」，拋棄任何第一象限的事務，只專注處理第二象限的事務
- 如果不是「第二象限日」，則處理第一象限的事務，有時間再處理第二象限。
- 時常整理代辦事項，更新代辦事項的內容，並檢視自己的目標和目的，隨時反省與改進
以上，就是「第二象限時間安排法」。希望各位讀者有所收穫，也歡迎指教與討論。
Photo by Curtis MacNewton on Unsplash
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